Mario Sedlak
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Wie ich meine Arbeit organisiere

Informationen

Im Beruf ist man oft mit größeren Mengen an Informationen konfrontiert, z. B. wenn man eingeschult wird oder bei Kundenbesprechungen. Viele Menschen gehen davon aus, dass die wichtigsten Sachen im Kopf bleiben. Das führt dann oft dazu, dass Sachen, die nicht gleich erledigt werden können, vergessen werden. Ich weiß, dass mein Kopf eine sehr begrenzte Kapazität hat, deswegen muss ich mir alles aufschreiben. Wenn ich den Arbeitsplatz verlasse, nehm ich immer mein Notizheft und einen Bleistift mit. Das hat sich sehr bewährt. Ich muss sehr selten ein 2. Mal dasselbe fragen und erinnere mich an Übereinkünfte oft länger als derjenige, mit dem ich sie getroffen habe. Chefs wie Kollegen können sich darauf verlassen, dass ich das tue, was vereinbart war.

Manche Mitarbeiter erledigen Sachen entweder sofort oder nie. Schickt man ihnen Anfragen per E-Mail, kommt es häufig zu "Paketverlusten", d. h. sie verhalten sich so, als wäre die Anfrage nie angekommen. Bei mir geht eine offene Sache selten verloren, denn die unerledigten Mails bleiben bei mir einfach im Posteingang oder bei den gesendeten Objekten. Und für andere Sachen habe ich eine Textdatei, wo ich alles reinschreibe, was ich nicht vergessen sollte, bis es erledigt ist. Das hilft mir auch beim Prioritätensetzen, denn ich kann unwichtigere Anfragen gefahrlos auf später verschieben, ohne sie zu vergessen.

In dem Moment, wo man etwas erfährt, denkt man sich gerne: "Das merk ich mir problemlos, das brauch ich nicht aufschreiben" oder "Das erledige ich gleich." Doch dann kommt unerwartet ein Telefongespräch oder eine dringende Anfrage dazwischen und macht den Plan zunichte. Deswegen mach ich mir immer Notizen – automatisch, ohne nachzudenken, ob's wirklich nötig ist. Gerade bei längeren Arbeitsanweisungen gehen sonst bis zur Umsetzung viele Details verloren, so meine Erfahrung. Oder man vergisst, wer was wann gesagt hat. Ohne schriftliche Aufzeichnungen würde ich keine so hohe Genauigkeit beim Arbeiten erzielen.

Zusammenarbeit mit anderen

Organisationstalent braucht man, wenn man mehrere Leute koordinieren muss, z. B. als Projektleiter. Hier habe ich gelernt, dass Eigeninitiative sehr wichtig ist, weil "von selbst" nicht immer das Nötige passiert.

Zeiteinteilung

Es wird oft unterschätzt, wie lange etwas dauert. Das bewirkt, dass man sich am Anfang zu viel Zeit lässt und dann am Ende den Termin nicht oder nur unter großem Stress einhalten kann. Ich versuche meine Aufwandsschätzungen so zu gestalten, dass sie im Durchschnitt weder zu hoch noch zu niedrig ausfallen, und das gelingt mir auch ganz gut.

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Prioritäten setzen