Prioritäten setzen
Prioritäten zu setzen scheint für viele Menschen etwas Schwieriges zu sein. Bei Gesprächen habe ich erfahren, dass häufig geglaubt wird, zum Prioritätensetzen braucht man viel Zeit. Das ist meines Erachtens überhaupt nicht der Fall. Die Entscheidung, was am dringendsten ist und als nächstes erledigt werden soll, dauert nicht länger als ein Gedanke. Was man jedoch braucht, ist eine gute Organisation, damit man bei vielen offenen Punkten nicht den Überblick verliert.
Wenn man nicht alles schaffen kann
Ich denke, ich bin belastbar, kann auch unter Druck noch gut arbeiten und vorübergehend hohen Stress ertragen. Gerade wenn man extrem viel zu tun hat, zeigt sich, wie wichtig es ist, dass man mit minimalstem Aufwand eine geordnete Arbeitsweise aufrecht erhalten kann. Für ausgefeilte Abläufe hat man in solchen Situationen keine Zeit.
Ich verwende eine einfache Textdatei, die ich mit einem Tastenkürzel auf Knopfdruck öffnen kann. Tippen kann ich mit 250 Zeichen/Minute. Ist also wirklich kein nennenswerter Aufwand, da was reinzuschreiben. Ordnen und löschen kann ich's dann, wenn ich mehr Zeit habe. So muss kein Gedanke und kein offener Punkt verloren gehen.
Beispiele
- Wenn ich beim Testen eines Computerprogramms so viele Fehler finde, dass ich nicht alle gleichzeitig weiterverfolgen kann, mach ich mir Notizen, sodass ich mir die Fehler später nochmals gründlich anschauen kann.
- Wenn ich kurz vor einem Abgabetermin feststelle, was alles noch gemacht gehört, mach ich mir ebenso Notizen.
- Wenn mir mitten in einer Stress-
Situation eine Idee kommt, schreibe ich sie auf und prüfe sie später, wenn ich mehr Zeit habe, genauer. - Merke ich, dass ich mir zu viel vorgenommen habe und nicht alles schaffen kann, dann hat für mich Vorrang, was die Kunden wollen. Innerbetriebliche Optimierungen können oft warten. Ggf. treffe ich Rücksprache mit meinem Vorgesetzten.
Wenn Probleme nicht sofort behoben werden können
Ich bin überrascht, wie schwierig es für manche Menschen einzusehen ist, dass es angebracht sein kann, Probleme zunächst näherungsweise, aber dafür rasch zu lösen. Wenn z. B. auf der Startseite meiner Website aufgrund eines Programmierfehlers nur Fehlermeldungen stehen, dann würde ich als erstes eine alte Kopie der Startseite hochladen und erst dann nach der Ursache des unerwarteten Fehlers suchen.
Viele Leute wollen hingegen Probleme nur "an der Wurzel packen". Das ist zwar nicht schlecht, bedeutet aber meist, dass es viel länger dauert, bis die Probleme aus Sicht des Kunden verschwunden sind.
Falsche Priorisierung
Ein häufiger Fehler von Kunden und Vorgesetzten ist, alles auf höchste Priorität zu setzen. Wenn alles dringend ist, dann wird nichts beschleunigt und die Priorisierung ist wirkungslos.
Umgekehrt gibt es Unternehmen, in denen die Mitarbeiter nur Aufgaben angehen, die "höchste Priorität" haben. Alles mit geringerer Priorität wird so gut wie nie erledigt. Dieses Verhalten und das erstgenannte bedingen sich gegenseitig auf nachteilhafte Art und Weise. Nur durch Disziplin auf beiden Seiten kann man Prioritäten sinnvoll setzen.
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