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Outlook-Tricks
Microsoft Outlook bietet spezielle Funktionen, die firmenintern nützlich sein können. Andere Mailprogramme unterstützen sie nicht.
Wenn man in Outlook eine neue Mail schreibt, findet man unter „Optionen“ die Möglichkeiten:
- Ablaufdatum – Ist sinnvoll für E-Mails, die nur eine bestimmte Zeit aktuell sind. Nach dem von dir definierten Datum wird die E-Mail von Outlook in allen Listen grau und durchgestrichen dargestellt – auch beim Empfänger (wenn dieser Outlook verwendet)! Das hilft z. B. Leuten, die aus dem Urlaub zurückkommen, denn sie können alle „abgelaufenen“ E-Mails sofort löschen.
- Abstimmungsschaltflächen – Der Empfänger kann deine E-Mail mit einem Klick beantworten. Hilft auch dir, wenn du Rückmeldungen von vielen Empfängern sortieren musst, denn je nach gedrückter Schaltfläche kommt die Antwort mit einem bestimmten Betreff.
Für alle E-Mails gibt es in Outlook auch die Möglichkeit der
- Nachverfolgung (Schaltfläche oder Menüpunkt mit der roten Fahne) – Damit kannst du auch dem Empfänger gleich einen Termin mitschicken, sodass er zu einem gewissen Zeitpunkt eine Erinnerung angezeigt bekommt.
Eine weitere Spezialfunktion von Outlook ist das
- „Zurückrufen“ von E-Mails – Das ist eine Funktion, die sich wahrscheinlich viele Benutzer gewünscht haben, aber ich finde sie etwas bedenklich: Da schickt mir der Absender einen Brief und dann greift er in mein Postfach und nimmt mir den Brief, der nun eigentlich schon mein Eigentum war, wieder weg.
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